Verwerkersovereenkomst

Jij bepaalt waarom en hoe persoonsgegevens van klanten in gepubliceerde galerijen worden verwerkt — bijvoorbeeld toegangsregels, downloadrechten en meldingsinstellingen. Holdstill levert hosting, transcodering, levering, optionele AI-ondersteunde sequencing wanneer je die inschakelt, operationele logging en support volgens het principe van minimale toegangsrechten. Wanneer Holdstill persoonsgegevens verwerkt voor het eigen accountbeheer, analyses of beveiliging zoals beschreven in de privacyverklaring, treedt Holdstill voor die beperkte doeleinden op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. Deze verwerkersovereenkomst heeft alleen betrekking op de verwerking die wij als verwerker op jouw gedocumenteerde instructies uitvoeren voor de levering van galerijen.

De verwerking duurt zolang je abonnement loopt en tot dertig dagen daarna, zodat export en ordelijke verwijdering mogelijk zijn, tenzij de wet of een overeengekomen migratieopdracht een langere termijn vereist. Het onderwerp omvat de digitale bestanden die je uploadt, de metadata die je eraan koppelt, de toegangsgegevens die je voor bezoekers instelt en de communicatiemetadata die nodig zijn om uitnodigingen of meldingen te versturen die jij activeert. Als je een galerij opschort, loopt de verwerking die nodig is om die opschorting af te dwingen door totdat je de galerij verwijdert of opnieuw publiceert.

De verwerkingen omvatten opslag en ophalen, het genereren van verkleinde weergaven, versleutelde overdracht naar klanten, het toepassen van wachtwoorden of ondertekende links wanneer je die inschakelt, het vastleggen van gebeurtenissen die je wilt loggen zoals downloads, optionele AI-inferentie die conceptvolgordes of highlights voorstelt die je moet goedkeuren voordat ze effect hebben op een publicatie, en hulp bij migratie op jouw verzoek. De doeleinden blijven strikt beperkt tot het leveren van de dienst die je hebt afgenomen en het naleven van de wet. Wij gebruiken persoonsgegevens van jouw klanten niet voor andere doeleinden, zoals advertenties van derden of doorverkoop.

Betrokkenen kunnen gebruikers van je studio zijn, bezoekers van galerijen en ontvangers van transactionele e-mails die je via het product verstuurt. De categorieën kunnen bestaan uit identificatiegegevens (e-mailadressen, namen die jij verzamelt), online-identificatoren (IP-adressen in kortstondige logs als je bepaalde telemetrie inschakelt), inhoud (foto's) en gebruiksgegevens die je laat verzamelen. Voor de kernfuncties hebben wij geen gezondheidsgegevens of andere bijzondere categorieën persoonsgegevens nodig; als je zulke beelden uploadt, sta je als verwerkingsverantwoordelijke in voor een passende rechtsgrond.

De belangrijkste instructies volgen uit de configuratie van het product: zichtbaarheid van galerijen, wachtwoorden, vervaldatums, huisstijl en downloadregels. Aanvullende instructies kun je geven via supporttickets wanneer je ons vraagt specifieke technische handelingen op je accountgegevens uit te voeren. Als wij van mening zijn dat een instructie in strijd is met de AVG of ander EU-recht, informeren wij je onverwijld, tenzij gewichtige redenen van algemeen belang dat verbieden. Veelvoorkomende instructies documenteren wij in ons helpcentrum om beoordelingen te versnellen.

Medewerkers die bevoegd zijn persoonsgegevens te verwerken, zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht of beroepsregels. Toegang wordt verleend op basis van noodzaak en periodiek herzien. Toegang op afstand tot productiesystemen vereist sterke authenticatie en apparaatcontroles die in verhouding staan tot het risico.

Wij passen versleuteling toe tijdens transport en, waar passend, in rust, evenals rolgebaseerde toegangscontrole, scheiding van omgevingen, logging en monitoring, kwetsbaarheidsbeheer en draaiboeken voor incidentrespons. Wij testen onze maatregelen volgens een schema dat in verhouding staat tot het risico en houden samenvattingen beschikbaar voor beveiligingsvragenlijsten van leveranciers. Gedetailleerde architectuurdiagrammen zijn onder geheimhoudingsovereenkomst beschikbaar voor zakelijke klanten die een DPIA uitvoeren.

Wij houden een schriftelijke lijst bij van subverwerkers met hun functies en locaties. Belangrijke toevoegingen of vervangingen melden wij met een redelijke termijn vooraf, zodat je op gedocumenteerde gronden van gegevensbescherming bezwaar kunt maken. Als wij niet kunnen tegemoetkomen aan een redelijk bezwaar tegen een nieuwe subverwerker die essentieel is voor de voortzetting van de dienst, kun je het betrokken deel van de dienst beëindigen overeenkomstig de gebruiksvoorwaarden. De huidige categorieën omvatten doorgaans cloudinfrastructuur in de EU, verzending van transactionele e-mails en optionele aanbieders van AI-inferentie die aan gelijkwaardige verplichtingen gebonden zijn.

Wanneer personen rechtstreeks contact met ons opnemen over gegevens waarvoor jij verwerkingsverantwoordelijke bent, sturen wij het verzoek naar je door, tenzij wij wettelijk verplicht zijn zelf te handelen. Wij bieden redelijke technische bijstand bij verzoeken om inzage, rectificatie, wissing, beperking en overdraagbaarheid die via onze systemen lopen, inclusief exportformaten waar beschikbaar. Reactietermijnen kunnen afhangen van jouw tijdige instructies.

Op verzoek verstrekken wij de informatie die je nodig hebt om een DPIA uit te voeren met betrekking tot onze verwerking, met dien verstande dat de eindverantwoordelijkheid voor de beoordeling bij jou als verwerkingsverantwoordelijke ligt. Binnen redelijke grenzen werken wij mee aan vragenlijsten die jouw juridische adviseurs of beveiligingsteams te goeder trouw opstellen.

Wij informeren je zonder onredelijke vertraging zodra wij kennisnemen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die wij namens jou verwerken, met een beschrijving van de aard van de inbreuk, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen. Meldingen aan toezichthoudende autoriteiten, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens, en aan betrokkenen stemmen wij met je af wanneer artikel 33 of 34 AVG van toepassing kan zijn op jouw verwerkingsrelatie.

Persoonsgegevens die onder deze verwerkersovereenkomst worden verwerkt, blijven standaard binnen de EU. Als verwerking in een derde land nodig wordt, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals modelcontractbepalingen met aanvullende technische maatregelen, en documenteren wij waar nodig een beoordeling van de doorgifte (TIA). Wij omzeilen geen afspraken over dataresidentie via niet-gemelde routering.

Na beëindiging van de dienstverlening verwijderen wij, naar jouw keuze, de persoonsgegevens die wij namens jou verwerken of geven wij ze binnen dertig dagen aan je terug, tenzij het recht van de EU of van een lidstaat voorschrijft dat bepaalde gegevens bewaard blijven. Waar technisch mogelijk is op verzoek een verklaring van verwijdering beschikbaar. Back-upsystemen worden volgens gedocumenteerde schema's opgeschoond in lijn met verwijderingen.

Eenmaal per kalenderjaar verstrekken wij op redelijk verzoek een schriftelijke samenvatting van onze beveiligingsmaatregelen en recente tests. Audits op locatie voor gereguleerde studio's kunnen beschikbaar zijn voor klanten met een Signature-abonnement, onder geheimhoudingsovereenkomst en met een afgebakende planning en reikwijdte. Algemene auditrapporten van derden kunnen worden gedeeld wanneer de voorwaarden voor verspreiding dat toestaan.

Wanneer bevoegde toezichthoudende autoriteiten informatie opvragen over verwerkingen onder deze verwerkersovereenkomst, werken wij te goeder trouw mee, met inachtneming van de wettelijke procedures en de geheimhoudingsplichten die wij jegens jou hebben. Wij breiden de reikwijdte niet vrijwillig uit tot meer dan de wet vereist, en waar de wet het toestaat informeren wij je over niet-vrijgestelde verzoeken over de gegevens van jouw klanten, zodat je bij de beantwoording betrokken kunt worden.

Als deze verwerkersovereenkomst door verwijzing wordt opgenomen in een orderformulier of zakelijke overeenkomst, gaat het orderformulier voor wat betreft de commerciële voorwaarden, terwijl deze verwerkersovereenkomst voorgaat voor de specifieke aspecten van artikel 28 AVG, tenzij daar uitdrukkelijk schriftelijk van wordt afgeweken. Wij kunnen deze verwerkersovereenkomst aanpassen aan wijzigingen in wetgeving of productarchitectuur; wezenlijke verminderingen van de bescherming melden wij vooraf. Voortgezet gebruik na de melding geldt als aanvaarding, tenzij je opzegt binnen de hersteltermijn die in de gebruiksvoorwaarden is beschreven.